Beleidsplan 2009 – 2012
Voor de periode 2009-2012 werd door de Raad van Bestuur van KAPE een beleidsplan voor onze club opgesteld.
Inleiding
Wat volgt is een beleidsplan van KAPE voor de periode 2009-2012. In feite gaat het om een reeks doelstellingen die samen de “koersrichting” van KAPE voor de komende jaren aangeven. De nadruk ligt daarbij op aspecten van onze werking die nieuw zijn of die kunnen veranderen. Uitgangspunt is de taakomschrijving die KAPE zich toebedeeld heeft in haar statuten :
“De vereniging heeft tot doel, bij te dragen tot de bevordering van de lichamelijke opvoeding in het algemeen en de beoefening van de atletiek in het bijzonder, ten voordele van de niet betaalde sportbeoefenaar.”
Op basis van dit uitgangspunt kunnen we de “missie” van KAPE als volgt omschrijven :
- Het doel van de vereniging is de bevordering van de beoefening van de atletieksport in al zijn vormen.
- De vereniging heeft de volgende kerntaken:
o de atletieksport promoten in de brede regio rond de zetel van de vereniging
o atletiekbeoefenaars – zowel competitieatleten, beginnende sporters als recreanten – op een deskundige wijze begeleiden en trainen
o atletiekwedstrijden organiseren, met inbegrip van pistewedstrijden, crossen, stratenlopen en recreatieve atletiekevenementen.
- Waarden en werkingsprincipes:
o de vereniging staat open voor iedereen die in staat is om atletiek te beoefenen, vanaf kinderen in de lagere school tot senioren, zonder discriminatie op basis van welke grond ook.
o de vereniging streeft geen commerciële doelen na. Indien de vereniging ondersteunende of nevenactiviteiten ontplooit die een batig saldo opleveren, dan dient dit enkel om de kerntaken in de beste omstandigheden te kunnen uitvoeren.
o de vereniging maakt gebruik van de meest geschikte middelen, gepaste methoden en voldoende deskundigheid om de kerntaken en andere activiteiten uit te voeren.
o de vereniging gebruikt voor de training en begeleiding van de atletiekbeoefenaars methoden en werkwijzen die wetenschappelijk onderbouwd en medisch verantwoord zijn. De personen die training en begeleiding geven zijn hiertoe gekwalificeerd of staan onder toezicht en verantwoordelijkheid van een gekwalificeerd persoon.
o de vereniging werkt loyaal en constructief samen met andere verenigingen, organisaties of overheidsdiensten die de atletiekbeoefening wensen te bevorderen.
o de vereniging leeft de regelgeving na die van toepassing is op de gebieden waar ze werkzaam is.
Samengevat: het expliciteren en formuleren van beleidsdoelstellingen is nuttig en zelfs noodzakelijk om
– de ontwikkeling en bloei van KAPE op lange termijn te blijven garanderen
– ons beter te kunnen positioneren te midden van de steeds sneller veranderende omgevingsfactoren
– medewerkers en leden duidelijkheid te verschaffen en te enthousiasmeren voor de komende jaren
– expansie op te vangen en de groei verder te kanaliseren
– ons in staat stellen bij keuzen tussen verschillende alternatieven sneller een gefundeerde beslissing te nemen.
In dit beleidsplan worden drie onderscheiden delen bekeken :
– trainen en begeleiden van atletiekbeoefenaars.
– organiseren van atletiekwedstrijden.
– ondersteunende activiteiten.
1. trainen en begeleiden van atletiekbeoefenaars impliceert o.m.:
– breed bezig zijn
o uitbreiding ledenaantal
o een goede spreiding over de verschillende leeftijdscategorieën
o actief zijn in alle disciplines van de atletiek
o zowel competitief als recreatief.
– kwaliteit voorop stellen bij de training en begeleiding
o homogene trainingsgroepen die niet te groot zijn
o voldoende gekwalificeerde trainers
o degelijke infrastructuur en materiaal
o wetenschappelijk gefundeerde trainingsaanpak
o werken op middellange en lange termijn bij de jeugd.
2. organiseren van atletiekwedstrijden impliceert o.m.:
– succesvol wedstrijden organiseren
– alle soorten wedstrijden organiseren (piste, indoor, cross, stratenloop, recreathlon, …)
– veel atleten en toeschouwers trekken op wedstrijden
– veel wedstrijdsponsoring kunnen verwerven
– zeer regelmatig in de pers verschijnen.
3. ondersteunende activiteiten (beleidsbepaling, management, ledenbeheer, informatie en communicatie (website, clubblad, nieuwsbrieven, …), financieel beheer, organisatie van evenementen, …) impliceert o.m.:
– beschikken over een degelijke infrastructuur en uitrusting (lokalen, ICT, materiaal, …)
– een semi-professionele aanpak van deze activiteiten
– kunnen rekenen op voldoende medewerkers
– gemotiveerde en enthousiaste medewerkers
– voldoende deskundigheid om deze activiteiten goed uit te voeren
– een duidelijke structuur en procedures voor deze activiteiten (doel, afbakening taken, verantwoordelijkheid, uitvoering, interactie met andere activiteiten, financiële aspecten, …)
– afdoende dekking van risico’s (financiële reserves, verzekeringen, planning, …)
– capaciteit tot vernieuwing en om te gaan met verandering
– respecteren van de regelgeving.
Om aan de eisen van dit beleidsplan te kunnen voldoen, zijn er praktische beleidsdoelstellingen noodzakelijk :
– de jeugdwerking verder uitbouwen
– een brede groep competitieatleten ontwikkelen
– de recreantenwerking verankeren
– de infrastructuur uitbouwen
– optimaliseren wedstrijdorganisaties
– de uitstraling van de club vergroten
– professionaliseren van de werking
– bewaken van de financiële gezondheid van de club
– uitbreiden en enthousiasmeren van een kern van medewerkers
De toelichting bij elk van deze praktische beleidsdoelstellingen bestaat uit twee delen:
- onder de hoofding “met andere woorden” wordt een verduidelijking gegeven van wat er met de strategische doelstellingen bedoeld wordt
- vervolgens worden een aantal specifieke voorstellen geformuleerd om deze doelstelling te realiseren.
1. De jeugdwerking verder uitbouwen
Opmerking: met “jeugd” bedoelen we leeftijdscategorieën benjamin-pupil-miniem
Met andere woorden:
o huidige aantallen behouden
o vermijden om te weinig gemotiveerde kinderen aan te trekken
o talenten tijdig ontdekken en vermijden van uitval
o brede ontwikkeling van talenten stimuleren
o zorgen voor maximale doorstroming naar de cadettencategorie.
Specifieke voorstellen om deze doelstelling te realiseren (naast voortzetten van bestaande initiatieven):
o zorgen voor meer gekwalificeerde jeugdtrainers
o meer disciplinetrainers inschakelen vanaf miniem
o benjamins nog beter opvangen
o gericht oriënteren van alle tweedejaarsminiemen
o meer samenwerken met scholen
o jeugdstages organiseren voor pupillen en miniemen
o wedstrijddeelname vanaf pupil (ook voor recreatieve jeugdatleten) sterk stimuleren.
2. Een brede groep competitieatleten ontwikkelen
Met andere woorden:
o grote groepsgeest binnen en tussen trainingsgroepen
Specifieke voorstellen om deze doelstelling te realiseren:
o “zij-instroom” van atleten bevorderen (uit andere clubs, andere sporttakken, recreanten, …), maar zonder speciale voorwaarden toe te kennen
o competitie-atleten meer gericht medisch-wetenschappelijk begeleiden
o bijkomende disciplinetrainers
o minimale wedstrijddeelname voor recreatieve atleten
o gemeenschappelijke trainingsmomenten
o sociale activiteiten voor atleten stimuleren
o een trainingsgroep creëren voor de zeer lange afstand.
3. De recreantenwerking verankeren
Met andere woorden:
o voortgaan met de organisatie van de Start-to-Run sessies
o joggers een aantrekkelijk perspectief bieden om bij KAPE te blijven
Specifieke voorstellen om deze doelstelling te realiseren (naast het voortzetten van de bestaande activiteiten):
o een langetermijnvisie ontwikkelen over de structurering van de joggerswerking
o organiseren van familie-evenementen (o.a. met recreathlons)
o stimuleren en belonen van participatie aan stratenlopen
o meer sociale activiteiten voor joggers stimuleren
o interactie tussen recreanten- en atletenwerking verstevigen
4. De infrastructuur uitbouwen
Opmerking: hier hangen we voor belangrijke aspecten af van de goodwill van andere instanties
Met andere woorden:
o zorgen voor voldoende lokalen en trainingsterreinen
o beschikken over voldoende sportmateriaal
Specifieke voorstellen om deze doelstelling te realiseren:
o bouw aankomsttoren
o inrichting permanent wedstrijdsecretariaat
o uitbouw kleedkamers met polyvalente ruimte
o vergemakkelijken faciliteiten catering wedstrijden
o de website laten draaien op gestructureerde wijze met eigen webruimte
5. Optimaliseren wedstrijdorganisaties
Met andere woorden:
o haalbaar aantal wedstrijden
o veel volk en goede prestaties op onze wedstrijden
o vlotte organisatie van de wedstrijden
o veel inkomsten uit wedstrijden.
Specifieke voorstellen om deze doelstelling te realiseren (naast verder zetten van de bestaande activiteiten)
o verhogen van het aantal beschikbare “algemene” en “gespecialiseerde” wedstrijdmedewerkers (bij voorkeur medewerkers die niet op andere gebieden helpen)
o opstellen van een wedstrijddraaiboek (procedure, checklists, tips, …)
o organiseren van wedstrijdcriteria of -circuits met andere clubs (jeugd en open meetings)
o evenementen koppelen aan wedstrijden (muziek, receptie, concert, BBQ, …)
o meer wedstrijdsponsoring bekomen
o meer eerstehulpverleners in eigen rangen beschikbaar hebben.
6. De uitstraling van de club vergroten
Met andere woorden:
o goede sportieve prestaties halen
o een sterk imago en een zeer grote naambekendheid in de streek en de atletiekwereld
o een sterk gemeenschaps- en groepsgevoel binnen KAPE
o KAPE als een graag geziene partner van andere organisaties en sportclubs.
Specifieke voorstellen om deze doelstelling te realiseren (naast de reeds vernoemde):
o ontwikkelen van een overtuigend sponsordossier
o systematisch benaderen van de regionale en sportpers
o nieuwe gemeenschappelijke kleding (training, jas, …) voor aanwezigheid op wedstrijden
o aanhalen van de banden met de scholen in de streek
o een actieve aanwezigheidspolitiek voeren in de voor de club belangrijke organen
o een open houding aannemen naar derden (geen weerstand opwekken)
o jaarlijks als club iets doen voor het goede doel
o een actievere lobbying voeren bij overheden en politici
7. Professionalisering van de werking
Met andere woorden:
o concrete doelstellingen en werkwijzen voor activiteiten bepalen
o duidelijkheid scheppen in beslissingsbevoegdheden van medewerkers en organen
o efficiënter werken (het zelfde resultaat halen met minder inspanning)
o fouten vermijden (alles van de eerste keer goed doen)
o werken op basis van een begroting
o de wetgeving respecteren.
Specifieke voorstellen om deze doelstelling te realiseren:
o taken, verantwoordelijkheden en procedures voor activiteiten duidelijk omschrijven
o uitbreiden van het aantal vaste en losse medewerkers door het opsporen van geïnteresseerde en (voor bepaalde specifieke taken) gekwalificeerde vrijwilligers
o documenteren van onze expertise in draaiboeken, procedures en checklisten
o coaching- en bijscholingsmogelijkheden voorzien voor medewerkers
o de boekhouding conform maken aan de vereisten van de vzw- en fiscale wetgeving
o jaarlijks een gedetailleerde begroting opstellen en een algemene meerjarenbegroting
o de club, de medewerkers en de infrastructuur adequaat verzekeren
o de wetgeving op vrijwilligerswerk respecteren
8. Bewaken van de financiële gezondheid van de club
Met andere woorden:
o de kosten zo laag mogelijk houden (zonder medewerkers onredelijk te belasten)
o voorzichtig zijn met het invoeren van kostenstructuren die nadien moeilijk terug te draaien zijn
o voldoende inkomsten genereren (zonder de leden overmatig te belasten)
o de inkomsten zo breed mogelijk diversifiëren
o enkel gerichte investeringen doen met een aantoonbare langetermijn”opbrengst”
o een voldoende reserve aanhouden om risico’s te dekken.
Specifieke voorstellen om deze doelstelling te realiseren:
o maandelijkse financiële rapporten opstellen
o zorgen voor meer juryleden die gratis willen werken op wedstrijden
o nieuwe permanente kostenstructuren op hun langetemijnhoudbaarheid onderzoeken
o maximaal sponsoring in natura proberen te verkrijgen (maar niet onredelijk worden)
o sponsorinkomsten verder opdrijven (clubblad, website, wedstrijden, steunkaarten, …)
o gemeentelijke subsidies maximaal benutten
o mogelijke grote investeringen scrupuleus onderzoeken op hun kosten en rendement
o subsidies of specifieke sponsoring bekomen voor grote investeringen
o een minimale financiële reserve bepalen en deze risicovrij beleggen met een zo hoog mogelijk rendement
9. Uitbreiden en enthousiasmeren van een kern van medewerkers
Met andere woorden:
o KAPE-leden spreken enthousiast over hun club en brengen vrienden meer
o KAPE-medewerkers voelen zich goed in hun vel en verlengen hun engagement
o de drop-out van KAPE-leden beperken
Specifieke voorstellen om deze doelstelling te realiseren:
o de verschillende extra-sportieve organisaties (Weekend Balen, KAPE-Clubfeest, bezoek pretpark, …) behouden (tegen een aanvaardbare kost)
o sociale activiteiten promoten voor competitieatleten en joggers.
o randactiviteiten organiseren rond wedstrijden
o uitbreiden aanbod KAPE-kledij
o organiseren jaarlijks “medewerkersfeest” of “medewerkersetentje”.
Dit beleidsplan kan je HIER downloaden.
